Административная область имеет огромное значение в любой организации. Его основная функция заключается в анализе притока и оттока денег, ресурсов и персонала, а также в поддержании отношений с поставщиками.
Он играет ключевую роль в планировании, организации и управлении всеми аспектами бизнес-схемы. Будь то управление материальными, финансовыми или человеческими ресурсами, администрация стремится достичь целей организации.
В то время как более крупные компании часто имеют специальные отделы, предназначенные для различных административных функций, малые и средние предприятия (МСП) обычно объединяют бухгалтерский учет, финансы и человеческие ресурсы под эгидой администрации.
Однако многие административные области сталкиваются с проблемами из-за отсутствия структурированных процессов, что затрудняет их способность оптимизировать время и ресурсы. Чтобы решить эту проблему, ниже описан эффективный процесс администрирования, позволяющий максимально использовать потенциал административной области.
Понимание административного процесса
Административный процесс служит дорожной картой, определяющей, как будут осуществляться действия внутри организации. Он включает в себя набор шагов, которые определяют управление внутренними ресурсами, согласовывая их с целями организации. В административной сфере наиболее важным ресурсом является человеческий фактор — люди, которые воплощают процессы в жизнь. Поскольку административные задачи часто повторяются, после оптимизации их можно выполнять систематически.
Шаг 1: Идентификация процессов в административной области
Процессы в административной области должны быть идентифицированы и классифицированы, прежде чем ими можно будет эффективно управлять. Примеры таких процессов включают процесс сбора, процесс отбора персонала и процесс выставления счетов (в зависимости от размера и сложности организации). Крайне важно сортировать и документировать эти процессы для установления стандартизации. Управление процессами направлено на оптимизацию рабочего процесса и повышение эффективности.
Шаг 2: Назначение менеджеров и формирование команд
Для каждого процесса требуется назначенный менеджер, ответственный за надзор за ним от начала до конца, обеспечивающий достижение намеченных целей. Владелец процесса берет на себя полную ответственность как за успех, так и за неудачу процесса. Их роль заключается в том, чтобы руководить успешной реализацией и выполнением каждого вида деятельности. Кроме того, для выполнения процесса под руководством менеджера собирается группа людей.
Шаг 3: Распределение рабочей нагрузки между членами команды
Каждому члену команды назначается рабочая нагрузка в зависимости от количества часов, необходимых для выполнения его задач. Это распределение обеспечивает оптимизацию ресурсов и соответствующее распределение задач. Измерение времени, затраченного каждым членом команды, помогает определить пороговые значения производительности и проанализировать прогресс. Построив кривые производительности, становится очевидным, идут ли процессы по плану. Уменьшение количества выполненных задач указывает на снижение производительности, а крутая кривая может свидетельствовать о проблемах с насыщением. В идеале кривая производительности должна оставаться стабильной, отражая постоянный уровень производительности.
Заключение
Внедряя эту модель, организации могут лучше управлять ресурсами и временем, внося ясность в распределение задач каждого сотрудника и время, которое они посвящают своим обязанностям. Такой подход повышает производительность и организованность в административной сфере, что приводит к общей эффективности.